Kolumni Reima Suomi: Kirjaamisen jalo taito
“To avoid the temptation to read the papers in his
care, the keeper of the archive was supposed to be
illiterate.”
Burke, P. (2000). A Social History of Knowledge.
From Gutenberg to Diderot.: Polity Press, 141.
Klassinen sanonta kuuluu, että työ on hoidettu
vasta, kun myös paperityöt on tehty. Akateemisissa
töissä ei paljon muusta tiedetäkään kuin paperinmakuisista
hommista, mutta myös jälkipyykin
hoitoa meillekin on siunattu ihan riittävästi.
Akateemisen tutkijan perusvarustukseen kuuluu
tietenkin ajantasainen CV, lyhyenä ja pitkänä
versiona, EU-versiona ja Suomen Akatemian versiona,
versiona se ja tämä, ja kaikki tietenkin vielä
englanniksi, suomeksi, ruotsiksi ja ties miksi kieleksi.
Samaan peruspakettiin menee julkaisuluettelo,
josta siitäkin kuuluu olla monentasoisia versioita
eri tarkoitukseen. Eikä julkaisuluettelolla
tietenkään yksin tee mitään, mukaan on liitettävä
julkaisut alkuperäisessä muodossaan, ja erikseen
julkaistussa muodossaan, niin word- kuin pdfmuotoisinakin,
julkaisujen metatietoja tietenkään
unohtamatta.
Julkaisut ovat tietenkin vain yksi akateemisen
suorittamisen muoto. Yhtälailla kirjaa tulee pitää
saaduista ja annetuista lausunnoista eri asioista,
kuten virantäytöistä, julkaisuista, pätevyyksistä,
opinnäytteistä, yms. Kirjattaviksi kuuluvat myös
kaikki yhteiskunnallisen vaikuttamisen muodot,
jottei yliopistojen kolmaskaan tehtävä unohtuisi.
Opetuspuoltakaan ei saa unohtaa. Kunnon yliopistotyöläinen
kaivaa kysyttäessä tietokoneestaan
ajantasaisen opetusportfolion alta minuutin.
Kun jokainen on samalla myös oppija, ei oppimispäiväkirjaa
tietenkään saa unohtaa.
Kaikki tämä tietenkin tyylikkäinä tulostettavina dokumentteina, mutta se ei riitä, samat asiat
pitää laittaa myös verkkoon kaikkien saataville.
Höysteenä siellä verkossa on hyvä pitää blogia,
omaa sellaista työasioille ja eri harrastuspiireille.
Niistä on hyvä rakentaa linkki siihen verkkoalbumiin,
johon olet tallentanut valokuvakokoelmasi
tyylikkäästi kumppaneiden saataville. Jokaiseen
kuvaan on tietysti hyvä lisätä nimi ja lyhyt seloste
sisällöstä.
Jottei kirjaaminen loppuisi, tulee työajan käyttö
tietenkin kirjata erilaisiin työajan seurantajärjestelmiin,
samoihin, joihin se on etukäteen kattavasti
suunniteltu. Tosisuorittajan lanteilla roikkuvat
tietysti myös askel-, syke- ja verenpainemittarit.
Niiden mittaustulokset on syytä tarkkaan kirjata
muistiin.
Kunnon akateeminen suorittaja tietenkin näkyy
myös erilaisissa tietokannoissa ja portaaleissa.
Näiden päivittämiseen, ylläpitoon ja dokumentaatioon
on syytä uhrata tunti jos toinenkin päivässä,
jos aikoo akateemista uraansa vakavamielisesti
rakentaa.
Oma taiteen lajinsa on sähköpostiarkiston ylläpito.
Niin saapuvat kuin lähtevätkin viestit on
syytä kirjata erilaisiin kansioihin. Tosisuorittaja
arkistoi myös tekstiviestit ja muut pikaviestinaktiviteettinsa.
Arkistoimisen ydintehtävä löytyy tietysti
niistä kaikista arkistoista, joita henkilökohtainen
tietokone eri kansioissaan sisältää. Yhtä
lailla on tietenkin pidettävä hanskassa eri verkkoasemille
jaettu muu materiaali. Ja varmuuskopiot
kaikesta tietysti ovat kunnossa joka iikalla. Ja mitäpä
olisi tiedonhallinta ilman versionhallintaa.
Kaikkeen kirjaamistyöhön kuuluu myös versionhallinta
ja metatiedon ylläpito.
Mitäpä tällä kaikella tiedolla sitten tekisi, jollei
sitä hyödynnä. Asiasta jos toisestakin voi piirrellä
trendikäyriä ja laskea erilaisia korrelaatioita. Tämän
arvokkaan tilastotiedon esille kaivamiseen
kannattaa käyttää runsaasti aikaa.
Kun tietokoneen äärestä on päässyt kotiin, voi
tietysti vielä kotona jälkiverrytellä, kaivaa sen vaaleanpunaisen
tai vaaleansinisen nahkakantisen vihon
esiin, ja summata päivän tapahtumat perinteiseen
päiväkirjaan. On sitten jotain kättä pidempää
kun ryhtyy kirjoittamaan muistelmiaan.
Hieno asia tämä tietoyhteiskunta, joka pakottaa
meidät pitämään kirjaa tekemisistämme. Jää
sitten jälkipolvillekin kunnon dokumentaatio.
Kun vielä jostain löytyisi aikaa tehdä ne kaikki
asiat, joista pitäisi pitää kirjaa.
|