ACATIIMI 8/08 tulosta | sulje ikkuna

Kolumni Reima Suomi:

Kirjaamisen jalo taito

“To avoid the temptation to read the papers in his care, the keeper of the archive was supposed to be illiterate.” Burke, P. (2000). A Social History of Knowledge. From Gutenberg to Diderot.: Polity Press, 141.

Klassinen sanonta kuuluu, että työ on hoidettu vasta, kun myös paperityöt on tehty. Akateemisissa töissä ei paljon muusta tiedetäkään kuin paperinmakuisista hommista, mutta myös jälkipyykin hoitoa meillekin on siunattu ihan riittävästi.

Akateemisen tutkijan perusvarustukseen kuuluu tietenkin ajantasainen CV, lyhyenä ja pitkänä versiona, EU-versiona ja Suomen Akatemian versiona, versiona se ja tämä, ja kaikki tietenkin vielä englanniksi, suomeksi, ruotsiksi ja ties miksi kieleksi. Samaan peruspakettiin menee julkaisuluettelo, josta siitäkin kuuluu olla monentasoisia versioita eri tarkoitukseen. Eikä julkaisuluettelolla tietenkään yksin tee mitään, mukaan on liitettävä julkaisut alkuperäisessä muodossaan, ja erikseen julkaistussa muodossaan, niin word- kuin pdfmuotoisinakin, julkaisujen metatietoja tietenkään unohtamatta.

Julkaisut ovat tietenkin vain yksi akateemisen suorittamisen muoto. Yhtälailla kirjaa tulee pitää saaduista ja annetuista lausunnoista eri asioista, kuten virantäytöistä, julkaisuista, pätevyyksistä, opinnäytteistä, yms. Kirjattaviksi kuuluvat myös kaikki yhteiskunnallisen vaikuttamisen muodot, jottei yliopistojen kolmaskaan tehtävä unohtuisi.

Opetuspuoltakaan ei saa unohtaa. Kunnon yliopistotyöläinen kaivaa kysyttäessä tietokoneestaan ajantasaisen opetusportfolion alta minuutin. Kun jokainen on samalla myös oppija, ei oppimispäiväkirjaa tietenkään saa unohtaa.

Kaikki tämä tietenkin tyylikkäinä tulostettavina dokumentteina, mutta se ei riitä, samat asiat pitää laittaa myös verkkoon kaikkien saataville. Höysteenä siellä verkossa on hyvä pitää blogia, omaa sellaista työasioille ja eri harrastuspiireille. Niistä on hyvä rakentaa linkki siihen verkkoalbumiin, johon olet tallentanut valokuvakokoelmasi tyylikkäästi kumppaneiden saataville. Jokaiseen kuvaan on tietysti hyvä lisätä nimi ja lyhyt seloste sisällöstä.

Jottei kirjaaminen loppuisi, tulee työajan käyttö tietenkin kirjata erilaisiin työajan seurantajärjestelmiin, samoihin, joihin se on etukäteen kattavasti suunniteltu. Tosisuorittajan lanteilla roikkuvat tietysti myös askel-, syke- ja verenpainemittarit. Niiden mittaustulokset on syytä tarkkaan kirjata muistiin.

Kunnon akateeminen suorittaja tietenkin näkyy myös erilaisissa tietokannoissa ja portaaleissa. Näiden päivittämiseen, ylläpitoon ja dokumentaatioon on syytä uhrata tunti jos toinenkin päivässä, jos aikoo akateemista uraansa vakavamielisesti rakentaa.

Oma taiteen lajinsa on sähköpostiarkiston ylläpito. Niin saapuvat kuin lähtevätkin viestit on syytä kirjata erilaisiin kansioihin. Tosisuorittaja arkistoi myös tekstiviestit ja muut pikaviestinaktiviteettinsa. Arkistoimisen ydintehtävä löytyy tietysti niistä kaikista arkistoista, joita henkilökohtainen tietokone eri kansioissaan sisältää. Yhtä lailla on tietenkin pidettävä hanskassa eri verkkoasemille jaettu muu materiaali. Ja varmuuskopiot kaikesta tietysti ovat kunnossa joka iikalla. Ja mitäpä olisi tiedonhallinta ilman versionhallintaa. Kaikkeen kirjaamistyöhön kuuluu myös versionhallinta ja metatiedon ylläpito.

Mitäpä tällä kaikella tiedolla sitten tekisi, jollei sitä hyödynnä. Asiasta jos toisestakin voi piirrellä trendikäyriä ja laskea erilaisia korrelaatioita. Tämän arvokkaan tilastotiedon esille kaivamiseen kannattaa käyttää runsaasti aikaa.

Kun tietokoneen äärestä on päässyt kotiin, voi tietysti vielä kotona jälkiverrytellä, kaivaa sen vaaleanpunaisen tai vaaleansinisen nahkakantisen vihon esiin, ja summata päivän tapahtumat perinteiseen päiväkirjaan. On sitten jotain kättä pidempää kun ryhtyy kirjoittamaan muistelmiaan.

Hieno asia tämä tietoyhteiskunta, joka pakottaa meidät pitämään kirjaa tekemisistämme. Jää sitten jälkipolvillekin kunnon dokumentaatio. Kun vielä jostain löytyisi aikaa tehdä ne kaikki asiat, joista pitäisi pitää kirjaa.


ACATIIMI 8/08 tulosta | sulje ikkuna